行政办公物品采购及领用管理制度(全文5篇)
第一篇:行政办公物品采购及领用管理制度
行政办公物品采购及领用管理制度 目的 规范行政办公物品采购、库存、领用的管理,完善入库、出库手续,提高行政办公物品采购、库存及领用的工作效率、质量,保证公司各类行政办公物品的供应。
适用范围 公司所属各部门、门店 制度内容 采购管理 第一条 采购行政办公物品范围 1、公司行政办公用设备、设施;
2、日常行政办公用品、用具等低值易耗品。
第二条 采购程序 1、行政部根据库存行政物品现况和各单位上报的行政物品需求计划填写《行政物品采购清单》并进行核算,将编制好的《行政物品采购清单》报请常务副总经理审批后,方可安排采购。
2、行政部负责依据各单位物品库存或需求进行审核和安排购置计划,以控制采购物品的数量、费用。对金额在 元以内的行政物品,由行政部长签字批准;
金额在 元以上的行政物品,由常务副总经理签字批准。
3、《行政物品采购清单》一试三份,财务部留存一份备案,另2份计划分别交行政部和采购员。
4、行政部长按计划安排实施采购。
5、行政管理员根据轻重缓急完成采购计划。
第三条 临时应急采购 1.应急物品采购必须具备以下条件:
(1)确属应急必须品。
(2)使用单位或部门经理审批后,报行政部长审查通过后,报常务副总经理签字批准。
2、应急物品采购流程:
(1)需求单位或部门填写正式报告呈报行政部长审批;
(2)行政部长核实无误,金额在 元以下的,签字批准;
金额在 元以上的,交常务副总经理签字批准;
(3)签字批准后的《行政物品采购清单》交财务部备存1份,另2份分别交行政部和行政管理员。
3、行政管理员持已批准的《行政物品采购清单》采购物品。
4、购进后的办公物品须及时办理入库、建帐、建卡、报帐及交付使用等手续。
5、使用单位办理领用登记手续后领用所需设备或物品。
第四条 非特殊情况,不得使用现金采购。
第五条 固定资产类行政办公物品的采购 1、除日常办公用品以外,属于固定资产类的行政办公设备物品的采购,须在经理行政办公会议上研究确定,并列为公司年度预算计划。
2、属于固定资产类的行政办公设备物品的采购,行政部每年依据公司的实际使用需求,在编制的年度购置计划中列出。
第六条 说明:
1、《行政办公物品库存 月报表》。一式三份,财务部、行政部、库管各一份存档备查。
2、《行政物品采购清单》一式三份,财务部、行政部、行政管理员各一份。
库存管理 第七条 除财务部外,行政部要对公司所有财产设置管理台帐,并对全部在用设备物品分类别统一编码、标签、设卡。
第八条 公司所属各单位自行购置行政办公物品的,应严格按要求办理入库登记手续。当日购进的办公物品必须当日入库,无特殊情况不得延误。
1、入库单一式三联,第一联存根联由库房留存登记商品入库并下库存帐;
第二联由采购与财务对账;
第三联记帐联交公司财务部记帐。
2、填写入库单应写明物品的名称、用途、规格、单位、单价、数量等。
3、库管必须对各类入库物品履行入库前的验收,与审批后的《行政物品采购清单》进行核对,并对质量、数量、规格等进行检查、清点。对不合格的物品库管有权拒收,数量与送货单不符的按照实际数量入库,在《行政物品采购清单》上注明原因。
4、各类物品的供应商在结算费用时,必须出具有行政部相关责任人签收的原始入库单据,并提供正规的发票,按公司相关财务规定制度给予结算。
5、库管做好入库物品的登记,并每月统计汇总后出具报表。年末做出各项行政办公物品发放的汇总、相关费用支出的汇总和物品发放、使用情况的统计(包括不同类别的金额)、分析报告。以便于指导新的年度计划的制定、控制。
6、由各部门或单位使用的设备物品,须按设备物品实际放置场地分别详细登记在册,按原登记的设备编号、名称、使用情况等进行登记备案。
领用管理 第九条 日常行政办公物品领用原则和程序:
1、建立《行政办公物品领用登记台帐》,并由发放人员负责登记。于每月底做出各部门、各单位及门店领用物品的分类汇总表并附带分析说明,作为下期计划、控制各部门、单位行政办公费用的测算依据。
2、行政部须严格按规定、计划及间隔期向部门、单位(门店)和个人发放办公物品。
3、领用部门、单位或个人须在《办公物品领用登记簿》上履行登记后方可发放。
4、领用间隔周期为 一周。
【注】为提高办事效率,公司规定在公司每周店长行政例会前一天下午按规定将领用物品计划报行政部相关管理人员,例会当日顺便取走。
5、个人日常办公物品的领用实行按部门、门店统一领取、个人自行保管、遗失不补。
6、公共办公物品按部门统一领取。由各部门、单位(门店)经理根据计划指定专人统一领取,并负责管理和使用。
7、为加强行政办公物品的使用和管理的监管,行政部对各部门、单位(门店)的行政办公物品的使用情况进行不定期的抽查。
8、应急物品领用时,由领用部门或单位(门店)经理提出申请,由行政部长或常务副总经理批准签字后,方可办理领用登记手续,领取申领物品。
9、对于易损物品实行以旧换新。因管理不善,造成行政办公物品遗失、被盗或损坏者,应及时报行政部补发,行政部将视情节要求责任人承担部分或全部赔偿责任。
第十条、本制度由行政部制订并负责修订和解释。
第十一条 本制度自正式发布之日起执行。
第二篇:行政物品采购管理制度(最新)
行政物品采购流程和管理制度
1.目的强行政采购管理,规范行政采购流程。提高服务效率,降低采购成本。
2.范围
本制度主要对公司行政物品的申购、采购、到货验收、使用维护的全程进行跟踪。保证行政物品采购和使用合理有序。
3.定义
行政物品:指非生产用的产品。划分到各部门行政费用部分的产品。
本制度主要包含的行政物品是指:办公用品、劳保用品、服务性代理机构等。
4.流程说明及控制要点:
1)申购:
每月25日,由各地行政部根据其部门的预算,汇总本地的需求提出申购,由部门经理及相关总监签字批准后形成申购单。
2)采购
A.采购按照审核后申购单的要求,进行供应商的寻找、审批、签订合同及送货。
3)到货验收
各地行政部或需求部门进行到货验收。如在验收环节出现货品不良等情况,及时反馈采购专员。
由各地行政部办理入库手续并建立台账。
4)费用结算
由采购专员根据供应商提供的发票和行政部提供的入库单进行费用报销。填写费用报销单递交到财务做支付。
5.职责
1)行政部
A.根据预算总体控制需求的输入和输出。
B.负责采购物品的到货查验、保管和发放。
2)采购专员负责采购执行、保存采购执行过程中相应的记录。比如采购供应商资质、采购合同、到货后不合格的处理等。
3)财务部
A.根据预算对采购需求进行控制
B.负责采购物品发票和单据的审核
C.供应商款项的结算。
6.裁切说明
预算外的申购和临时性需求要有主管总监和高级领导的批示。否则不予进入采购流程。
第三篇:办公物品领用通知
办公室用品领用制度
为节约办公费用,规范办公用品领用手续,规范办公用品的管理,提高工作效率,更好地控制办公消耗成本,结合本公司实际情况,决定实行“办公用品领用”制度。
凡需领用办公用品的部门及人员,必须先填写《办公用品领用单》,由部门领导签字,然后上交前台,由办前台办理。请各部门认真执行,并给予积极配合。
一、订立办公用品申领制度本着以下原则:
1、厉行节俭,反对浪费;
2、合理申请,从工作角度出发;
3、加强保管,责任到个人;
4、手续简便,易操作。
二、办公用品领取规定:
1、办公用品包括耐用办公用品和低值易耗品。易耗品包括:A4、A3纸、水笔、笔芯(领取新笔芯,需要依旧换新)、圆珠笔、铅笔、胶水、固体胶、橡皮擦、垃圾袋、一次性杯子、抽纸、耐用办公用品包括:订书机、计算器、插座、U盘、票夹、文件夹。
2、易耗办公用品中对以下有特殊规定:每个员工一个月限领笔3支;每个行政部门2个月限领固
行政办公物品采购及领用管理制度(全文5篇)
本文2025-01-08 01:47:58发表“章程规章制度”栏目。
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