采购代理代理业务内部监督管理制度

第一章

总则

第一条

为加强公司采购代理管理，规范采购行为，提高采购效率，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》和财政部《政府采购货物和招标投标管理办法》等规定，结合公司实际情况特制定本制度。

第二章

定义

第二条

本公司所从事的采购代理仅限于服务于各级政府机构、各类企事业单位、非盈利机构、社会团体、个人采购保险产品及各类风险评估、风险查勘等服务。

第三章

分工

第三条

公司各业务部门、各分支机构：负责采购业务的承接和洽谈与实施，招标文件制作与售卖，应标人资格审核，组织现场评标、开标、结果公司

第四条

公司业务管理部：负责采购代理资质申请、延续；制定各类相关规章制度、设立各类评标规则；采购信息审核发布；建立供应商库；建立评标专家库；负责审核采购流程是合规；统计采购数据，向监管部门报备；建立档案库，将采购代理相关资料归档。定期会同办公室进行流程和技术审查，确保合规。

第五条

公司财务部：收取招标代理各类费用，开具发票，支付评标专家费用。定期与业管部进行数据核对。

第六条

公司办公室：保障公司各类场地、设备正常使用。相关文件合同用印流程审核。定期会同业管部进行流程和技术审查，确保合规。

第四章

工作流程与监督职能

第七条

各业务部门、机构：采购业务实施机构为相关业务部门，是采购委托人的寻找和对接部门，其职能：

1、与采购人确定采购预算建议数；

2、与采购人确定采购预算和实际工作需要编制采购计划，进行采购需求登记，采购代理合同协议签订，向业管部提出项目立项申请；

3、对采购文件进行确认，对有异议的采购文件进行调整修改；

4、对实行公开招标的采购项目的预中标结果进行确认，发放中标通知书，并依据中标通知书参加采购代理合同的签订；

5、对采购合同和相关文件进行备案；

6、收取代理采购资金。

第八条

业务管理部：负责对采购代理业务进行审核和批准，其职能：

1、拟定采购代理内部管理制度，并根据有关规定及时更新和调整单位的采购代理工作细则；

2、汇总并严格审核各业务部门提交的采购代理预算建议数、采购代理计划、采购代理申请；对需求参数进行审核；

3、按照国家有关规定确定采购代理组织形式和采购代理方式；

4、对能够公司自行组织的采购活动加强采购组织实施的管理；

5、指导和督促业务部门依法订立和履行采购代理合同；

6、组织实施采购代理验收；

7、组织处理采购代理纠纷；

8、妥善保管单位采购代理业务相关资料，采购代理合同文本和验收证明应当同时提交财务部部；

9、每季度对采购代理业务信息进行分类统计和分析，并在内部通报；

10、与采购代理相关的其他工作。

第九条

公司财务部：在采购代理业务中的主要职能：

1、制定每个业务部门、机构每年需要完成的业务量。报总经理室批准后，下达各业务部门执行；

2、及时转发财政部门的有关管理规定及采购代理相关信息；

3、审核各业务部门申报采购代理的相关资料，确定资金来源；

4、复核采购代理收取申请手续，办理相关资金收取；

5、根据采购代理部门提交的采购代理合同和验收证明，依据国家统一的会计制度，对采购代理业务进行账务处理；

6、每月与采购代理部门沟通和核对采购代理业务的执行和结算情况。

第十条

各业务部门、机构、业务管理部、财务部、办公室之间应相互沟通和协调，避免采购代理活动与业务活动相脱节，出现人财物的浪费与闲置。

第十一条

采购代理工作业务流程如下：

1、各业务部门、机构应当按照采购人的实际需求提出采购代理预算；

2、业务管理部对采购代理预算进行审核；

3、财务部在业务管部审核的基础上，确定相关费用收取支出标准；

4、业务部门、机构根据采购代理预算指标批准范围和下达的采购代理计划，提出采购代理申请，在有关申请文件中列明采购代理项目名称和采购代理金额，资金来源（部门预算、专项资金、其他资金）、需求登记日期、采购代理项目分类（货物类采购、服务类采购、工程类采购）等要素，每季度提交本部门的采购代理计划；业务部门负责人对采购人采购代理需求进行确认；

5、业务管理对业务部门、机构的采购代理计划的合理性进行审核；

6、制定招标文件（或委托其他代理机构进行招投标工作），发布采购代理信息，包括公开招标公告或