第一篇：浅析银行档案信息资源工作发展

随着改革开放的进一步深入，档案作为信息的重要载体，也愈来愈受到人们的重视。开发利用档案信息，适应市场经济发展需要，为经济建设服务，是新时期档案工作者面临的新课题。

一、档案信息的开发

信息是经济发展的前提，借助于信息，人类才能获得知识。档案信息是信息的一部分，既具有自身的特性，也具有信息的共性。档

案信息的开发是对档案中信息的寻觅、筛选、整理、提出和加工。寻觅，是寻求收集信息以获得信息量；筛选，是在浩瀚的信息中选出有保存和使用价值的信息；整理；是对档案信息按一定原则组合排列，使其井然有序；提出，是根据客观需要按类显示档案信息；加工，是对有关档案信息进行提炼，提出有用信息。所以，要想大力开发档案信息，为经济建设服务，必须做好以下几点：

（一）做好档案的收集整理工作，是开发档案信息的先决条件。收集工作是实现档案集中统一管理、扩大充实档案资源的主要途径，进一步的整理工作使原始档案材料成为可供利用的信息资源，可谓开发档案信息资源的先决条件。必须大力加强档案的社会宣传工作，扩大档案工作的影响，为档案的收集整理工作提供有力的保证。

（二）编制各种检索工具，是充分开发档案信息的必要手段。检索工具是根据档案或档案整理中形成的各种信息编制的目录，卡片等，以便迅速、准确向利用者提供所需档案材料。检索工具包括案卷目录、全引目录、专题目录、索引卡片等，可逐步采取微机检索，提高查询检索速度和质量，使管理手段向现代化发展。

（三）加强编制工作，是实现原始信息资源增值的重要途径。编研工作是档案部门提供档案信息，为利用者服务的更高层次的开发利用形式，不仅使档案信息更准确、系统、精炼，便于开发利用，而且可进一步提高原始档案信息的利用价值，实现信息资源增值，所以应大力加强编研工作，更深层次地加工开发档案信息，以提高社会效益和经济效益。

二、档案信息的利用

档案的利用工作是指“档案部门为了满足利用需要向利用者提供档案材料为利用者服务的工作”。档案信息资源只有被利用，才能实现其自身价值。因此，档案的利用工作也是十分重要的。

改革开发以来，利用工作随历史档案的开放，开创了一个新局面。利用工作包含利用者、档案和档案工作者三大要素：利用者是利用工作的服务对象；档案是利用的对象；档案工作者是利用者和档案之间的桥梁。在做好档案信息开发工作的前提下，要提高其利用率，必须注意：

（一）打破档案工作者自我封闭的旧习，大力做好社会宣传及档案知识的普及工作，使更多的人了解到档案信息的重要性及其利用价值，“筑巢引凤”，吸引更多的利用者。

（二）档案信息的利用主要是通过服务对象完成的。要做好服务工作需要做好以下几点：

1、提高认识，树立服务意识，提供优质服务。应尽量简化利用手续，为利用者提供一个安静整洁的阅览室，营造一个宽松和谐的环境。（2）精通业务，掌握技能。应努力掌握档案知识及其它相关的知识，熟悉室藏，熟悉检索工作，积极参与开发档案信息工作等，这样调卷才能做到得心应手，准确、快速。

2、讲究仪表举止，树立文明形象。服务工作是面向社会的窗口，需要与各行各业的人打交道，因此要讲究仪表举止。礼貌大方，主动、热情，才能更好完成利用工作。

三、如何适应市场经济发展需要

当前，把档案信息迅速引进市场，是档案部门适应经济建设的迫切需要，因此，开发档案信息，促进市场经济，是我们档案部门面临的重要问题。要适应市场经济发展需要，必须做到以下几点：

（一）解放思想，转变观念，开创新局面，适应改革开放的新形势。档案工作者在思想观念上来一次深刻自我革命。首先，对档案工作任务要重新认识。如果档案不开放，大量科技成果不被利用，将影响高科技领域的发展和经济建设。所以要面向社会，把科技成果的经济效益发挥出来。其次档案既要做到保密又要积极促使档案信息的利用。要制定切合实际的保密制度和宽严政策，要解放思想，不要只强调保密，影响档案信息的利用。再次，树立新的检验档案工作好坏的标准。档案工作的目的是利用，充分发挥档案信息的经济效益和社会效益才是实质问题。今后主要根据档案发挥的经济效益和社会效益的大小来检验档案工作的好坏，只有档案效益发挥出来，档案事业才能被人们重视，才能更好发展。

（二）丰富宝藏，使宝藏结构合理化，为开发利用档案信息创造物质条件。丰富宝藏是搞好开发利用档案信息的关键和前提。实行档案和其他多种信息的一体化管理才能更好地丰富宝藏。在丰富宝藏的同时要使宝藏的结构合理化，只有建立合理宝藏结构，才能为档案信息的开发利用提供对象，并保证质量。相反，开发利用又是建立使宝藏结构合理化的最终目的。为了搞好档

案宝藏的收集工作，要经常与行领导及归档科室的沟通协调档案工作情况，大力宣传档案工作的意义、《档案法》等，保证归档及时，完整、准确。

（三）建立健全档案信息网络，围绕经济建设的热点问题提供服务。随着社会主义市场经济的发展，多层次的档案信息需要迅速增加。因此要进一步完善档案信息网络，不断拓宽档案信息开发的领域，以适应市场

经济发展的需要，实现档案信息的共享。要加强档案信息的开发利用工作，围绕经济建设中的热点问题，在保证行规的规范前提下，开放反映经济、文化方面的档案信息，把档案信息真正推向市场，推向经济前沿，充分发挥档案的社会效益和经济效益，更好的适应市场经济发展需要。

（四）完善档案信息的开发形式，做好开发利用工作。档案信息开发的形式必须不断适应市场经济形势发展需要。除了对档案信息进行分类编目外，还应对档案进行综合分析研究，加以汇编。利用形式除利用档案印证史实、研究问题及编史修志外，还应使档案由提供信息原件转变为提供机读等，使档案信息的开发利用跨入新的现代化管理阶段。

只有通过开发利用工作，人行档案信息才能走向社会，走向市场，发挥其信息资源的作用，为社会发展和繁荣市场经济服务，实现档案的真正价值。社会主义市场经济体制的逐步确立，给档案工作提出了严峻的挑战，档案部门开发利用工作的任务更加艰巨。

人行档案部门要抓好档案的开发利用，紧紧围绕经济建设这个大局，将开发利用人行档案信息与经济建设和改革开放相结合。只有转变观念，抓住机遇，充分发挥档案部门的优势和调动档案工作者的主观能动性，自强不息，脚踏实地，刻意求新，不断探索新形势下发展人行档案工作的新途径、新方法，多渠道开发利用档案信息，努力适应市场经济发展的需要，就一定会为经济建设提供更有效的服务。只有这样，人行档案工作才有活力，有作为，才会受到重视和支持，赢得社会的承认，才能在市场经济大潮中立于不败之地。

第二篇：企业档案信息资源开发

企业档案信息资源开发

摘要

企业档案是企业信息源的核心，现代企业的经济循环极大程度依赖企业信息资源的开发利用。企业要高效获取和综合利用各种信息资源，以有效满足企业当前和未来的信息需求，企业档案信息资源开发是企业信息资源管理的核心。

关键词

企业档案

信息资源

信息化

一、企业档案是是企业信息源的核心

企业在生产经营等一系列经济活动中，需要各种各样的信息。根据信息的来源大致可分为：企业内部信息资源，包括人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、日常生产、广告及企业会议记录等信息；企业外部信息资源，包括政府各部门文件、客户、市场竞争对手及图书资料等信息。其中，人才资源、财务、销售、设备、新产品开发、企业会议记录、政府各部门文件属于企业档案范畴。由此可见，企业信息源的主体是企业档案，企业档案是以科学技术档案为主体,生产经营档案为重点,其中包括方案统计、经营销售、物资供给、财务管理、人事档案、教育卫生和党、政、工等方面的档案,是同企业人、财、物具有同等地位和意义的一项管理财富,它的储藏实际上已成为企业技术储藏的一种形式,其丰富程度常常是企业技术潜力的大小和开展后劲的一种标志。国外企业家都把自己的档案资料看作企业存在和开展的财富。

二、开发企业档案信息资源存在的阻碍

〔1〕档案观念依然落后，档案价值未被充分认识

现在，仍有大局部企业员工，甚至不少企业中高级管理人员，档案意识薄弱，档案观念落后。他们对档案的认识仍停留在“档案就是历史记录〞，“档案就是保密材料〞，“档案只要被保管好、不丧失就行了〞，“档案就是写在纸上的书面材料〞的层面上，而没有充分意识到作为企业重要的信息资源、知识资源，除了记录历史、收藏秘密外，档案还具有效劳于企业现实的重要价值。除了纸质档案之外，电子档案是企业档案的新成员，数字化平台是企业档案信息管理和效劳的新舞台。

〔2〕企业档案信息资源分散，无法提供系统效劳

随着企业规模不断扩大或企业合并，涌现了许多大型公司或集团公司。这些公司或集团公的下属机构或分公司，出于方便自己利用的目的不愿向公司或集团公司档案机构移交档案。特别是一些企业的分公司，由于产权关系不明，或者由于驻地分工不愿向总部档案机构移交档案。自20世纪80

年代以来，人们一直在倡导图书情报档案一体化管理，但至今仍没有取得实质性进展。即便一些企业将图书情报机构和档案机构合并，成立信息中心，但也只是停留在机构合并的层次上，并没有真正地将图书、情报、档案这些信息资源进行有效整合，提供系统的、综合的、集成的信息效劳。

〔3〕企业领导意识淡薄,对档案工作不够重视。

企业领导应有的重视,是档案工作好坏的关键一环。有些企业领导就忽略了企业档案对企业经济开展有着重要性的认识,有的企业档案机构被撤销,档案工作无分管领导，档案人员被削减或一岗多职,或把机构改革优化下来的干部硬性安排在档案部门,人员更换频繁,使档案人员处于新手上岗的局面。还有一些档案人员耐不住寂寞和冷落,想方设法下海、跳槽或从事第二职业,这些都导致了档案部门的档案人员业务素质下降,根底管理出现严重滑坡现象。不少企业原有的档案库房条件不符合“

八防〞要求,升过级、达过标的企业,很长时间档案工作没有开展,等等。

〔4〕企业形成的文件材料收集难。

档案工作的最终目的是“

收、管、用〞

。收集文件材料是一项重要的根底工作,可以说是档案工作的源泉。只有收集到齐全完整的文字材料,才可能有丰富的档案内容,也才能充分发挥档案工作的效劳作用。个别企业建厂多年,开展到今天,也有些规模,可案卷数量少得可怜,根本不能反映企业的历史面貌和开展情况,更谈不上案卷的标准标准化。通过调查分析这一问题,应该归档却收集不上来的材料领导手中有、业务部门有、做具体工作的个人手中有。文件材料收集不齐全,严重影响了档案工作效劳作用的发挥。如此薄弱的档案意识,档案工作的地位不能提升到相应的位置,形成一种恶性循环,影响了档案工作的开展。

〔5〕档案管理人员业务素质偏低。

企业档案工作几年来开展缓慢,档案人员专业知识、业务素质偏低也是一个制约因素。从基层调查局部企业档案人员的根本情况来看,企业中档案人员的文化素质、年龄结构、业务水平,很难适应新形势下企业档案工作的需要。企业档案人员更换频繁,同样是制约企业档案工作的因素,为什么文化业务素质不高的同志任档案人员而还时常更换呢主要是企业领导头脑中有一种思想上的认识偏差,认为做档案工作量小、要求低,不需要太高素质的工作人员,认为差不多就可以了。

〔6〕档案工作转身慢,信息效劳跟不上。

在市场经济改革中,许多新鲜事物不断出现。有些地方根据企业开展的需要,对企业进行重组转制,鼓励二次创业。在这种活动中,迫切需要企业一些原始性的文件材料。在这种需要档案工作大显身手的时候,许多企业的档案室由于前面的诸多原因,不能迅速提供出准确无误、充分的档案证明,造成许多不应该的遗憾。如此种种,在新的形势下,企业档案工作转身慢、主动效劳差,还停留在“

守摊〞的水平上,早已不能满足企业在市场竞争中的需要。

四、如何做好企业档案信息资源开发

随着信息化时代的到来,人们对信息的获取和传递方式发生了革命性的变化,对档案信息的收集、管理和开发利用提出了划时代的要求。档案信息的收集、存贮、处理和传递将以“

数字化〞、“

网络化〞为主,如馆藏档案的数字化、电子文档管理的一体化、档案信息提供利用的网络化等。因此,强调档案管理的多方面、多角度和综合性、信息化,是现代档案工作的新特点,是对传统的档案信息管理思想、管理目标和管理方式的重大突破。信息化是当今世界经济及社会开展的主题,它已渗透到社会各个领域,改变和影响着社会的方方面面。企业办公自动化、资源配置联动化、产品销售信息化等管理体系的建立,已成为现代企业参与市场竞争的关键条件。企业档案作为企业内部运行中不可或缺的珍贵资源,对企业的生产和开展起着不可估量的作用,只有加快企业档案的信息化建设,才能及时高效地向企业管理者及相关人员传递企业所需要的信息,才能使企业在竞争中立于不败之地。档案管理包含两方面的含义,即档案实体管理和档案信息管理。企业档案管理人员要充分认识到在保管好档案实体的同时,努力开发档案信息资源的重要意义。

要做好企业档案信息资源开发，首先要在传统档案工作根底上做到四个创新：

〔1〕档案工作的观念创新

树立档案是信息资源的观念。随着企业生产经营活动的日渐扩大，网上交易、电子商务、远程交流、涉外经济技术合作等一系列活动中产生了大量的、新型的、不同载体的档案。这些档案是流动和传播中不断增值的知识，是企业经营管理活动中生成的重要的信息资源。因此，企业必须将档案信息列入企业整体信息化进程中，将档案作为企业开展的重要资源，充分发挥其作用。树立档案信息管理创新的观念。知识经济是以科技为导向，要在竞争中培育自身的核心竞争力赢得优势，既要靠整体战略的实施和物质资源的整合，也要靠最新的信息、最新的知识和知识人才的相对优势，谁最先掌握了第一手信息，谁就会在竞争中取胜。所以，档案信息资源的储藏和利用状况直接影响企业资源的配置和工作效率，影响到企业整体开展水平。树立档案信息资源的新效劳观念。档案信息资源作为企业信息化建设的重要组成局部，它要效劳于企业整体创新开展，就必须打破封闭状态，改变以往的工作方式，为企业谋求开展提供开放式、全方位的效劳。

〔2〕档案工作业务的创新

面对知识经济和国际化趋势，企业间的交流与合作已成为主流，档案工作内容和创新必须以此为向导不断开展。首先应加大档案信息资源的采集，扩展信息资源的范围，增加信息资源的储藏，特别是加大对有关企业资本运营、科学管理、企业开展定位等信息的收集管理。其次，要优化档案资源的结构。一方面继续增加企业现实业务开展需要的信息；另一方面从开展和战略的角度，重新审视室藏结构和质量，增加高层次档案信息含量，丰富档案的载体形式。另外，要加强档案的整理、鉴定，保证档案信息资源的优化，制定合理的归档范围和保管期限，以确保档案室藏的精炼和优化。在档案鉴定的根底上，对永久保存的纸质档案采取必要的保护措施；对可以通过计算机建立的档案，利用逻辑组合方法设立“虚拟卷〞。

〔3〕档案工作的管理创新

企业传统的档案管理是一种封闭式管理体制，室藏资源主要局限于本企业特定的经营范围内，效劳的对象也主要是领导和各职能部门。随着企业走向市场，企业经营开展对信息资源的依赖性越来越大，未来的档案部门应成为开放的企业信息效劳咨询机构。所以，企业档案工作必须进入企业信息管理系统，扩大信息交流渠道，发挥档案信息资源网的辐射作用，使档案真正成为企业信息效劳系统的重要组成局部。企业档案管理创新要求在观念和体制创新的根底上对档案管理全程进行创新。一要增强整体思维，注意档案利用效益的整体性、长效性。摆正档案利用的眼前利益与长远利益的关系，追求档案信息资源开发的规模效应。二要注意开发与企业开展密切相关的编研课题，使档案编研工作贴近企业经营工作的实际。三要利用现代技术手段加强对档案信息资源的管理和保护，如编目、检索、统计、借阅等等工作可利用计算机完成。四要根据企业档案信息管理工作开展的需要，对现有档案管理制度进行补充完善，将档案信息资源管理纳入企业管理体系。

〔4〕档案工作的技术创新

技术创新是企业档案信息工作创新的根本手段。企业档案信息管理要改变原有的手工操作方法和分割的组织体系，就要大力引入现代科技手段，建立档案信息中心，实现档案信息收集、整理、鉴定、保存、检索、利用和传播的自动化和网络化。实现文档一体化，实现各种门类档案的自动化管理。借助多媒体技术，对企业档案进行存储、加工，使档案信息资源到达图、文、声一体化传输效劳，使重要的历史资料得以长久保护和有效修复，也为未来档案信息资源进一步转换利用创造条件。借助档案信息数据库、档案信息资源网络，通过网络的辐射作用实现企业档案管理的整体效应和规模效应，实现全员档案信息资源共享，促进档案信息管理的标准化、标准化和现代化。

此外，企业领导必须提高认识,重视档案资源的开发利用工作。企业领导必须认识到开发档案资源是企业科学决策及管理的需要,投入必要的设施,培养专业人才,在实现办公自动化的同时,逐步进行档案信息化建设,以提升档案信息的利用率。

鼓励档案工作者积极参与企业的决策活动,使其在充分了解企业工程进展及经营情况的同时,深挖馆藏内容,有目的、有方案地收集社会信息,对馆藏及各种信息分析处理,撰写调研报告,为企业领导的决策提供切实可靠的情报。

总之,企业必须充分利用先进的科学技术和科学的管理方法,坚持档案管理和开发利用并重的原那么,有效地存贮档案,并建立信息资源数据库,围绕企业的经营管理目标不断开发利用信息资源,实现信息资源价值最大化,为企业提供切实可靠的管理决策依据,从而使企业获取有效信息,实现持续稳定开展。

参考文献:

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.［2］王显来.企业档案工作是企业信息资源管理的核心［J］.兰台世界，2007，(23)

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［4］［J］.山西档案，2005，〔S1〕

［5］张秋印.转型期企业档案工作的困境与出路［J］.档案天地，2005，(01)

［6］吴荣耀.企业档案管理工作是企业管理的重要内容［J］.浙江档案，1989，(09)

［7］李燕.知识管理经济需要企业档案工作的创新［J］.北京档案，2005，〔37〕

第三篇：第六章 档案信息资源建设

第六章

档案信息资源建设

第一节

电子文件接收

电子文件接收是指将具有保存价值的电子文件向档案管理 部门迁移的过程。

一、电子文件接收机制

数字档案馆从建设开始，就应按照其功能要求来研究确定电子文件的接收范围、入馆标准及技术方法，并根据档案接收范围，建立起科学、通畅的电子文件接受机制，配备必要的技术手段，从源头上保证数字档案信息的真实、完整、可用。

档案行政管理部门应与电子文件形成单位建立法定或者固定的移交、接收关系，从有利于国家、形成单位、社会大众出发，为形成单位的电子文件确定归属与流向。电子文件应经过立档单位档案人员整理、鉴定，符合移交规范后方能向数字档案馆移交。

二、电子文件接收范围

1、接收的内容。数字档案馆接收电子文件的范围与纸质文件大体相同，应参照纸质文件归档移交范围的有关规定制订电子文件接收范围，原则上符合档案价值要求的、各种形式、各种类型的电子文件均应依法纳入进馆范围。电子文件在形式上包括文本文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、数据库文件、网页文件和其他各种类型。

2、接收的对象。党政机关、人民团体、国有企事业单位及其他组织机构形成和保存的对国家和社会有价值的档案，都可列入接收范围。由于数字档案所占用空间狭小，接收范围可以适当扩大。各单位形成的反映重大事件、重要活动、重大变化的电子形式的记录，均可列入数字档案馆的接收范围。

3、接收文件的构成。列入接收范围的电子文件必须同时收存其元数据等，即电子文件必须与其规范、齐全的元数据一并移交，在移交接收制度中，要详细开列移交文件的内容范围及其元数据模型，以便设计、运行系统时遵照执行。对于非专用格式的电子文件，除接收其主文件外，还需要收存其制作、阅读所需的支持性文件。

三、电子文件接收时序

电子文件向档案馆的移交接收可以分两步进行：登记备案和移交进馆。

1、登记备案。立档单位向档案馆报告其形成的、属于移交范围的电子文件的管理状况，由档案馆进行备案监控，档案馆根据需要对特别重要的电子文件在移交前就进行备份。登记备份是对电子文件实施全程管理，及时采集元数据的有效举措。

2、移交入馆。立档单位根据移交制度向档案馆实际提交电子文件的过程。电子文件的移交接收可分为实时和定期移交两种。实时接收是指立档单位电子文件生成和办理完毕后，随时向数字档案馆（电子文件中心）移交的过程。定期接收是指各单位将整理归档完毕后的电子文件在本单位保管一定时间后集中向数字档案馆移交的过程。定期接收的优点是移交的电子文件均经过系统整理，可以保证电子文件的有机联系和系统性、完整性。

四、电子文件接收途径

移交接收有在线移交和离线移交两种方式。受网络环境限制以及在线办理接收程序不够完备的限制，可以离线接收为主；随着网络环境的发展以及在线安全认证体系的完善，应逐步过渡到以在线接收为主要形式。

1、在线移交。是指立档单位将拟移交的电子文件信息按照规定的格式和规范通过网络提交给档案馆，由档案馆接收保存的移交方式。

2、离线移交。是指立档单位将拟移交的电子文件信息集中下载到可脱机保存的载体上，向档案馆递交载体的方式。

五、电子文件接收要求

数字档案馆应有一套电子文件接收进馆的标准。各立档单位应按照电子文件的进馆标准对移交的电子文件进行整理加工。

1、格式规范。

电子文件的格式包含电子文件的页面版式，如文头、发文字号、正文、落款、发文日期、印章等，和电子文件的存储格式。为便于管理和利用，数字档案馆在接收电子文件前，应规定同一类型电子文件的标准格式。

2、元数据要求。

电子文件元数据是指描述电子文件内容、背景和结构信息及整个管理流程的数据。数字档案馆接收电子文件应遵循国家省颁布的电子文件元数据方案。

3、真实性、完整性和可用性要求

档案馆对移交入馆的电子文件必须进行真实性、完整性和可用性检验，并由责任人签署审核意见，检验和审核结果填入电子文件移交、接收检验登记表。电子文件移交时检测的内容包括硬件环境的有效性、软件环境的有效性、信息记录格式、有无病毒感染等。

4、其他要求

对通用软件产生的电子文件，应同时移交其软件型号、名称、版本号和相关参数、手册、说明资料等，专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，接收时则应连同专用软件一并收集。

电子文件管理系统运行过程中涉及电子文件处理的有关参数、管理数据等应作为电子文件的元数据一并移交。

电子文件移交入馆后必须存储到符合保管期限要求的耐久的脱机载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

电子文件存储载体的优先顺序为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不得使用软磁盘作为馆藏电子文件长期保存的载体。

对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，被套用模板作为电子文件的元数据移交。移交入馆的电子文件必须按规定核定密级和保管期限。

移交的电子文件按类别代码相对集中，存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，载体应设置成禁止写操作的状态。

加密的电子文件，移交入馆后必须解密存储。

立档单位应将移交后电子文件在其原载体中保存至少1年。

第二节

传统档案数字化

传统档案数字化是通过各种设备将不同载体形式的传统档案转换成数字档案的过程。档案数字化是数字档案馆建设的重要任务，也是现阶段档案数字资源的重要来源和途径。

一、档案数字化目的与要求

1、档案数字化的目的

(1)提高档案信息的利用效率(2)保护历史档案(3)规避安全风险(4)提高库房使用率

2、档案数字化的基本要求

规范性要求。所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，以避免因存储格式和软件平台的不同而不断转换，造成资源浪费和时间延误，降低信息传输与共享的效率。

安全性要求。第一要确保档案原件的安全。第二，维护档案信息的保密性。

真实性要求。在档案信息的数字化过程中，必须严格维护数字化档案信息内容的原真性，最大限度地保留档案信息的原始面貌，避免由于技术原因造成档案信息的失真，对数字化档案信息的真实性起到了“固化’’作用。

效率性要求。合理控制拟数字化档案的范围、采取最优化的技术方案、实现档案数字化工程的专业化和社会化。

二、档案数字化工作的组织 建立数字化工作领导小组，明确安全责任，设立档案划控小组、数字化加工小组、技术保障小组、安全保密小组等工作小组等工作机构，要吸收信息化部门、业务部门、技术部门、管理部门、保卫部门、后勤保障部门等专业人员。项目开工后1 0日内，向省级档案行政管理部门进行项目备案。

数字化加工一般采取自主加工和委托加工两种方式进行：

1、自主加工是档案馆自行配备数字化加工设备，自行组织人力开展数字化加工。

2、委托加工是将应数字化的档案，委托专业公司实施加工。对投标单位进行资格、资历、技术、经历审查，与中标单位签订项目合同、保密协议，并督促中标单位制定种类规章制度，加强对人员的管理。

三、数字化档案文件格式的选择 1．文件的保真度

“忠于原文”是档案数字化的基本要求。数字化可以看成是对档案内容的“拷，贝”，这种改变信息表达方式的拷贝过程极易造成内容的失真。为此，在选择文件格式时首先要考虑其保真程度。严格地说，任何格式的数字文件都存在不同程度的信息失真，关键是这种失真度是否在可允许的范围。2．文件的大小

数字档案文件通常需要长久保存，其累积空间将十分惊人。为此，在选择文件格式时必须将文件的大小作为一个重要考虑因素。同一档案在数字化时采用不同的文件格式，所占用的存储空间相去甚远。3．与软硬件平台的相对独立性

文件格式根据其对软硬件环境的依赖性可分为“应用软件专用格式”和“中间转换格式”两种。应用软件专用格式是某种应用软件在运行过程中为其数据对象自行规定的记录格式，与其软硬件平台相联系，对其生成环境具有很强的依赖性。中间转换格式是按照跨应用软件、跨软硬件平台要求而设计的。中间转换格式具有较大的兼容性，档案数字化应尽量选择中间转换格式。4．通用性

文件格式必须考虑用户软硬件环境对所用文件格式的支持程度。选择通用性较强的文件格式会得到更多用户环境的支持，便于众多应用系统的开发者实现对该种文件格式的兼容或支持，从而增加其流行度。反之，具有技术专利的文件格式通用性必然受到限制。5．标准化程度

文件格式的产生源于三种情形：配合特定应用软件及其软硬环境而制定的格式（应用软件专用格式）；计算机相关厂商为占领或规范市场而推出的文件格式（以中间转换格式居多）；国际性组织或协会为规范、统一起见推出或推荐的某种文件格式，或者对某类格式作出的某些技术规范格式。6．数字化档案的用途

文件格式的选择还受制于数字化工作的目的和性质，目的不同所选的数字文件格式有可能不一。为提供查阅利用而数字化对数字文件原真性的要求要比为保管和出版而数字化低的多，假如数字化的对象是纸质档案，前者可选择JPEG或PDF格式，而后者可优选TIFF格式。

四、纸质档案的数字化

纸质档案数字化是采用扫描仪或数码相机对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

1、纸质档案数字化处理的流程

相比于档案目录信息的录入存储，档案全文的数字化工作要复杂得多，必须建立起一套工作流程和技术规范。纸质档案数字化的基本环节包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。

2、纸质档案数字化扫描仪的选配

扫描仪是图像信号输入设备。扫描仪有平面扫描仪和滚筒式扫描仪二大类，平面扫描仪使用光电耦合器件CCD，一般用于普通幅面档案的扫描；滚筒式扫描仪使用光电倍增管，性能高于GCD类扫描仪。

档案数字化系统应根据扫描速度方面的要求配置1台或多台自动进纸的中、高速扫描仪，若干台平板扫描仪。平板扫描仪通常幅面为A4、A3两种，由于纸质档案多为普通文档，大幅面的照片、图片并不多（工程图纸除外），所以A4、A3幅面的扫描仪基本满足需要。

扫描仪的功能要通过相应的软件来实现，选购扫描仪时要关注配套软件的品种及其说明材料。

3、纸质档案数字化的加工管理软件

纸质档案数字化系统，除了配备硬件设施外，还需要配置调度、运行这些硬件设施以完成档案数字化工作的软件。纸质档案数字化系统需要用到的软件有两类：系统软件（包括操作系统、数据库管理系统等平台）和应用软件（在软硬件平台的基础上实现数字化流程的文档扫描、图像处理和数据存储等软件程序）。

流程式纸质档案数字化系统。包括系统注册、原文扫描、图像编辑、消蓝去污、图像拼接、档案著录、档案查询等功能模块。并应力求符合以下要求：适应不同规模的制作环境开发不同的版本；适用不同类型的纸张，兼容各种档次的扫描设备；提供高效的扫描录入和图像处理功能；提供完善的质量保障和工序流程管理，实现标准化和规范化的生产；基于大型数据库管理系统，如ORACLE、SQL SER/ER等。

五、照片档案的数字化

照片档案数字化与纸质档案数字化在工作原理、实施方法和操作过程方面是基本一致的照片档案的数字化应遵循《照片档案数字化技术规范》的要求。以下就其不同于纸质档案的方面作简要说明。

1、照片档案数字化对象的选择

照片档案包括底片、相片（习惯称为照片）和文字说明三部分。照片档案数字化应尽可能选择底片作为扫描母版，扫描出来的图像色彩及细节的保真度高。缺点是必须使用专门的底片扫描仪或者在常规扫描仪上加装透扫适配器，对扫描设备的要求比较高。

2、照片档案数字化方式的选择

照片档案的数字化可以采取用扫描仪扫描输入和用高档数码相机对其进行翻拍录入两种模式。

扫描输入是照片档案数字化最通用的方法，所需设备简单，操作过程也比较简便，并适用于各类照片档案的数字化处理。

翻拍录入过程虽然比较快捷，但要配置辅助照明设施，拍摄过程中对变焦、曝光等的调控要求较高，拍摄难度比想象中的大。

3、照片档案扫描分辨率的选择

分辨率越高，扫描照片越清晰，存储空间越大，扫描所需时间也越长。但当扫描分辨率高于一定值后，照片质量不会有明显提升，反而会陡增存储空间，并且延长扫描时间。因此，在设定扫描分辨率时，要在分辨率与图像大小之间认真权衡，区分是底片扫描还是相片扫描，综合考虑被扫描照片的尺寸、原照片的图像质量、利用性质及其还原输出要求等因素确定照片扫描的最佳分辨率。

4、照片档案数字化前的处理

扫描之前对底片、相片上的霉点、斑渍等作适当清理。处理方法是，去处底片上的霉斑，可以用85%的乙醚和15%的乙醇混合后加10%的五氯酚钠的混合液擦拭。去处底片上的手印，可以将底片放入流动的清水盘中，水洗10-15分钟，期间用棉签轻轻擦拭。

扫描前应将照片从相册中逐张取出，对影响照片扫描质量的保护模、封套等应予去除，取出照片时应注意保护原件。照片被固定在芯页上无法取出时，可拆下相册芯页进行扫描。

扫描后照片装册还原时应注意保护照片不被损坏，同时还必须检查照片的数量、位置是否正确，做到安全、准确、无遗漏。

5、照片档案数字化后的图像处理

照片档案与一般的纸质档案是不同的，其侧重的就是图形和色彩。对数字化后的照片档案进行图像处理，极有可能破坏了原作品本来的构图、格调或韵味，使照片档案失去其原始性。与纸质档案图像追求“清晰”不同，数字化后照片图像更注重“原真”，其处理必须十分慎重。照片档案图像处理的内容主要是：旋正，将颠倒或歪斜的图像调整到正直位置；裁白，将扫描图像中原照片以外的空白区域切除；去污，将扫描过程中产生的黑白点和瑕疵修整、去除。

6、照片档案数字化后的保管

作为母版