第一篇：高校二级学院行政秘书工作之浅析

摘要：高校二级学院行政部门通常设立了行政秘书岗位，该岗位是属于综合性行政事务岗位，其工作的好坏直接关系到二级学院各项工作是否有序开展，因此必须明确其岗位职责和特点，才能圆满完成工作任务，为学校的发展贡献力量。

关键词：二级学院 行政秘书 工作职责 特点

在我国高等教育快速发展和改革的背景下，高校的二级学院已逐渐发展成为教学、科研、管理为一体的相对独立的单位个体，其在高校的位置和重要性也越来越凸显。而行政秘书作为二级学院教育工作管理者，是行政管理的基层岗位，承担了执行、联络、沟通、协调等大量事务性工作，而不再是单纯的“收发文件，打打电话，抄抄写写”，从一名简单的办事员转变成参谋员、协调员、服务员。行政秘书的工作职责

一是文字工作。起草二级学院发展规划、工作计划、报告、总结、决议和行政规章制度;起草、审核、编号、校印、分发文件;整理和保存会议记录、会议纪要;收集、整理、立卷、归档、保管和利用各类文件资料的服务工作;文秘、档案等岗位的管理工作;按照学校管理的规定，使用和管理印章、介绍信、证明信;接洽及处理公函、电话、电报、电传等政务工作。

二是人事工作。按照学院统一的教师工作量核定标准，做好教师工作量的考核工作，并上报学院教务处;计算和审核教师课时津贴和行政人员岗位津贴;负责教职员工的考勤、评教、年度业绩考核工作;负责教职工岗位竞聘、职称申报评定、人事调动、奖惩等工作。

三是日常行政工作。在院领导的直接领导下，组织、协调与管理办公室工作，检查、督促落实情况，保证各项工作正常运行;开展院建设、发展和管理等重大问题的调查研究工作，为院领导决策提供依据和建议;筹备、协调、组织院各类会议，做好对外接待与联络、对外信息发布、对外宣传工作;协助院领导处理日常行政事务工作，完成部门领导交办的其他工作;负责院资产管理工作、办公用品和办公设施的领取和管理、发放和报刊杂志、信件的分送工作;处理其他一些突发事件和临时性事务，并及时向院领导管理层汇报请示。2 行政秘书的工作特点

一是政治性。坚持鲜明正确的政治导向是做好行政秘书的必要前提条件。高校行政秘书应该切实关心国家时事政治，及时了解国家教育发展和改革动向。遵守学校各项规章制度，贯彻学校各项精神和指示，掌握学校工作动态，学习和研究领导讲话和文章，要以良好的精神风貌和思想状态、强烈的事业心和工作责任感，爱岗敬业，忠于职守，无私奉献，认真履行行政秘书的工作职责。

二是事务性。行政秘书的工作头绪较多，涉及到二级学院的方方面面。每天工作量繁多且琐碎，从会议的通知、文件的整理传阅、来电来访的接待到领导交待的各项工作、教师学生的联系服务、资产管理、财务报销等等“大大小小”、“婆婆妈妈”的事情，而且还要兼任党务、工会等，工作不定性，几乎包罗万象，通常几件事情一起干，每一件都要仔细认真对待，不能有半点马虎。因此，行政秘书虽然天天忙，月月忙，可是年终总结确实忙忙碌碌一整年，兢兢业业无成绩，显现不出其重要性。但是，还是要求行政秘书要有科学的工作方法，提高工作效率，从大量琐碎的工作中整理头绪，统筹安排，为师生服务，为学校发展服务。

三是协调性。行政秘书工作涉及的范围广，交际的人多，从各级领导到学院教师学生，从各个职能部门到校外合作企业，这就要求其必备较强的沟通协调能力。在高校的二级学院里，行政关系呈现纵横交错的复杂网状关系，行政工作要多个方面、多个部门相互配合协作才能完成，故行政秘书处在行政管理部门、师生的信息交汇点，同时也是各种行政矛盾的集中点，因此行政秘书必须协调好于上级领导、各个行政管理部门、师生、教研室、教学秘书、辅导员等关系，团结协作，责无旁贷地承担起承上启下、联系左右的作用，与各个部门保持良好的合作关系，善于分析和处理复杂关系，政策灵活、行动果断、处事稳妥、勤于思考，提高自己的沟通协调能力，创造一个和谐有序，相互协作的良好局面。四是参谋性。行政秘书不仅仅只做好学院的行政事务工作，还应当充当领导的考察团和智囊团。在平时的工作中，通过各种途径，深入要教科研、行政的第一线，了解各个工作环节，熟悉教研室、实验室的教师队伍建设、资源配置情况，熟悉各位老师、行政人员的秉性，取得第一手资料，及时收集、整理、解决各种问题和矛盾，认真总结，坚持从实际出发，实事求是向领导汇报，善于发现新经验，提出中肯意见和方案，为领导决策提供最原始

准确的资料。同时要注重全局性，多角度观察，全方位思考，避免顾此失彼，努力促成决策的科学合理性。但是在工作中也要准确把我角色定位，只能“参与谋”，而不能“参与断”，当好领导的助手和参谋，把为领导出谋献策的思想深入到工作中，尽职尽责当好参谋员。(免费看电影tang)

五是服务性。行政秘书要充分认识到工作的意义，树立全心全意服务意识。一是服务领导，认真及时完成领导交待的各项任务，为领导提供直接的辅助服务，做好后勤服务工作，开拓思路，掌握和熟知领导工作程序，准确把握领导意图，使学院的各项工作能够有条不紊地开展，为学院的发展打下坚实基础。二是服务师生。教学为立校之本，要切实为师生做好后勤保障工作，先其所想，急其所急，为教学活动顺利开展做好前期准备。在为教师服务过程中，耐心细致，工作到位，确保年度考评工作、职称评审、师资进修等工作顺利开展。对待学生要以诚相待，爱护学生，及时帮助学生解决问题和困难，热情为学生服务，做好管理育人。三是服务各级相关行政部门。高校二级学院行政秘书接触的部门较广泛，涉及到院办、组织人事处、科研处、财务处、学生处、教务处、设备处、纪检处、宣传统战部、工会、实训中心、图书馆、后勤处、各二级学院等相关行政部门，要牢固树立全校一整体的思想，学校整体利益优于二级学院，真正做到相互沟通交流、相互理解、相互配合，及时传递相关信息，落实各项日常工作，同时也要协调好与其他二级学院的关系，为二级学院更好地与其他部门合作打下基础。

总之，要想成为一名优秀的高校二级学院行政秘书，首先要清楚认识到其工作本质，明确其自身职责，树立良好的服务意识，端正工作态度，勤奋好学，认真掌握更多的工作技能，勤勤恳恳，踏踏实实，认真完成每项工作，为新时期学院发展贡献自己的力量。

第二篇：浅析高校二级学院行政秘书工作的特点和现状

[摘要] 高校二级学院的行政秘书是高校二级学院管理队伍中的一支重要力量,而行政秘书的工作多而广,杂而乱,细而琐的特点给实际工作带来了困难和挑战。因此,要对高校二级学院行政秘书工作的特点和现状进行分析,今后才能更好地开展工作。

[关键词] 高校二级学院 行政秘书 现状

高校二级学院行政秘书既是院系行政管理层的参谋和助手,又是院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带,是管理队伍中的一支重要力量。但在行政秘书尚未得到足够重视,其工作任务繁重,缺少交流,容易造成许多问题的产生,从而影响工作效率和人才培养质量。因而要对二级学院行政秘书工作的特点和现状进行探讨,才能更好地做好政秘书工作。

一、行政秘书的工作职责

我国高校行政秘书工作广而多,杂而乱,细而琐。因此,行政秘书必须明确自己职责,才有可能更好地开展工作。行政秘书工作主要涉及以下几个方面:一是文笔工作。主要负责学院工作计划和总结、学院领导讲话稿、通知文件、申请报告、会议纪要等材料的拟草和校对以及学院新闻报道、学院网页更新、学术报告等宣传工作。二是人事工作。做好学院教职工岗位聘任、考勤、考核、奖惩、职称评定、人事调动等工作。三是日常行政工作。主要涉及日常行政事务处理,如文件档案管理和归档,会务筹备和接待、后勤工作,会议通知,消防安全检查、资产管理工作、;管理办公设施、办公用品;函电文件处理;信息资料的收发、整理及利用;处理突发事件、紧急事件并及时向院系行政管理层请示报告等。

二、行政秘书工作的特点

高校行政秘书主要是服务于教学、科研、和学生管理,其特点主要有:

1.辅助性

辅助性是相对主导性来说的,一般来说,辅助就是在主导的领导指挥和控制下从旁帮助领导完成共同的任务。而作为行政秘书就是出于这样一种助手的位置,帮助领导完成其交待的任务和工作,这是秘书工作最核心的职能。院系领导不光承担行政工作,还要兼顾教学与科研,所以工作不可能面面俱到。这就要求各行政秘书对领导布置的工作及时完成,并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要及时汇报和提醒,及时将院系教学情况和管理中出现的问题反馈给相关主管领导。

2.协调性

秘书协调是领导工作的补充和延伸,是辅助领导化解矛盾、理顺关系、提高工作效率、保持最优化的过程。在高校二级学院中,教学行政管理的许多环节呈现纵横交错的网络关系,行政任务是在多个部门、多方面的配合下共同完成的。行政秘书恰恰处在校级行政管理部门、学院、教师、学生的信息交汇点,也是各种行政矛盾最集中的地方,所以高校行政秘书必须具备八面玲珑的协调能力,善于分析和处理各种错综复杂的关系,坚定而又策略灵活,行动果断而又处事稳妥,才能辅助领导处理好院系各种矛盾,调动一切积极因素,形成和谐有序的工作氛围。以“内求团结、外求发展”的原则,上下沟通、协调左右、联络内外,处理日常行政事务。

3.广泛性

事务繁杂,范围扩大,头绪众多是秘书工作的广泛性特点。从文件起草和会议通知等日常工作到为院领导出谋划策、参谋咨询,从与教学秘书、学生政治辅导员的配合到与本院院长、书记、各系主任以及与校办、人事处、教务处、保卫处、工会等职能部门之间的协调联络、上下沟通,几乎包罗万象。这要求秘书人员从大量琐碎的工作中整理出头绪,统筹安排。培养自己的细心和耐心,有条不紊地安排工作。

4.参谋性

参谋是指出谋划策,为院系行政管理层提出工作建议和设想,提供决策的参考依据和方案,充当学院领导的“顾问”和“智囊”,及时解决领导遇到的难题和疑惑。高校二级学院行政秘书是连接院系领导和各部门的桥梁,他们熟悉与教师教学、学生管理、科研工作相关的各项政策和要求,熟悉教学资源的实际配置情况,熟悉教学行政人员的秉性和各行政管理部门的工作环节,要积极收集整理教学管理工作中出现的问题,为领导修改和重新决策提供依据,从而推动院系工作的顺利进行。充当好领导工作的助手,协调领导处理党、政务,教学、管理矛盾,使领导可以集中精力开辟领导活动和决策,适时地为领导提出建设性方案,做好参谋工作。秘书人员要善于分析形势把握事物发展的趋势增强预见性, 提高对谋略的实效性,把为领导出谋献策渗透到工

作的各个方面和全过程。

三、行政秘书工作的现状

根据行政秘书工作的特点,结合地方高校行政秘书的实际,我认为,二级学院行政秘书工作容易出现以下三方面的问题:

1.工作任务多而繁琐

二级学院的行政秘书工作头绪较多,工作范围几乎涉及到二级学院各项工作的各个方面。每天都有干不完的工作,除了要完成各类文件的登记与传阅、各个会议的通知、各种来电来访的接待和处理之外,还要完成领导临时交办的各项任务。同时,要与不同的教师和学生接触,及时处理他们提出的各种问题,并且还要兼职处理相关的教学任务和党务工作,工作内容没有定性的规定。实际工作中涉及的任务远远超过行政秘书这个岗位职责。因此,行政秘书虽然天天忙、月月忙,但年终总结时却是“忙忙碌碌无头绪,兢兢业业没成绩”。

2.工作得不到重视

二级学院的行政秘书平时工作十分繁忙,通常感觉是上班像打仗一样,一件事接着一件事,经常是几件事情一起干。无论做得多辛苦,领导总是认为这是你应该做的,并且在年终绩效考核时,行政秘书得优秀者却凤毛麟角。无论是老师还是学生,你都得为他们服务,如果服务不好,往往会遭到投诉,或是责骂等,因而没有被重视,得到的回报也少。付出与回报往往难成正比,导致有些行政秘书心里有牢骚,肚里有怨气。认为干多干少一个样,干与不干一个样的心理极易产生,抱怨自己进错门、上错岗,情绪郁闷,工作没劲。

3.工作晋升机会少

二级学院的行政秘书中有很大一部分不是秘书专业出身,很多都是一些引进人才的家属或是子弟,从事行政事务一般很难升到高级职称,往往只是评到一个中级职称就到了瓶颈。现实中,高校二级学院行政秘书的培养工作往往不受重视或缺少关爱。缺乏专业知识的培训和交流,缺乏工作的职业规划和指导,对于未来不知何去何从?前景渺茫!正是由于定位模糊,前途不明,导致行政秘书大多思想不稳定,态度不积极。导致部分行政秘书缺少工作的激情,不深入学习研究相关知识。(免费看电影tnag)

随着我国高校改革的不断深化,对高校二级学院行政秘书的要求也越来越高。因此,行政秘书要转变思想观念,明确角色定位,树立服务意识,不断加强对自身综合素质和能力的培养,广泛阅读书籍,增进知识的积累,做到时时虚心,处处留心,事事用心,从多方面、多角度强化自我工作意识的培养。同时,以乐观开朗、积极向上的心理状态,勤奋学习,锐意创新的工作态度,踏实工作,与时俱进,为学校和学院健康、快速地发展贡献自己的智慧和力量。

第三篇：独立学院行政秘书工作刍议

【摘 要】独立学院是我国高等教育改革过程中出现的一种新型办学模式，其特殊的管理体制和运行机制在一定程度上决定了行政秘书工作也带有一定的独立学院特点。本文试图通过对独立学院行政秘书的角色定位、素质要求及能力要求进行初步的探讨，希望对独立学院秘书应该怎样履行自己的工作职责能有所启发，并为独立学院的发展贡献一份自己的力量。

【关键词】独立学院 秘书 工作

一 独立学院的概念及管理特殊性

独立学院，是指实施本科以上学历教育的普通高等学校与国家机构以外的社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。独立学院是我国高等教育改革过程中出现的一种新型办学模式，是民办高等教育的重要组成部分，属于公益性事业，其管理体制和运行机制，反映了其与母体学校及投资者之间相互联系、相互作用的性质、职能及其运行状态，由此决定了它不仅与母体高校有着不同的办学模式，也有着不同的运行管理机制。独立学院一般以董事会为最高决策机构，实行董事会领导下的院长负责制。由于独立学院与母体学校、投资方等存在多重交叉关系，需要合理协调各方的利益关系，在客观上决定了独立学院在日常的管理中不能完成按照公办高校的管理模式或企业的运作模式。作为独立学院的行政秘书，在履行岗位职责时更要遵循独立学院这种独特的管理机制及管理程序，从而带有一定的独立学院特点。

二 独立学院行政秘书的角色定位

独立学院行政秘书作为高等学校行政秘书的一部分，其在独立学院的行政管理、教学管理等工作中起着非常重要的作用。合理的角色定位是做好行政秘书工作的关键。行政秘书是独立学院领导的参谋和助手，又是独立学院领导与师生员工的桥梁和纽带，其服务于整个独立学院的日常管理，对独立学院的管理具有重大作用。行政秘书要真正发挥好助手和参谋作用，就必须与时俱进，素质与形象并列;必须熟悉国家对独立学院的相关政策法规，熟悉母体学校及投资方的相关管理制度，以及整个学院的行政管理、教学管理及学生管理的规则和程序，具备一定的管理能力。

为领导服务是任何一个秘书的基本职能，独立学院的行政秘书也不例外。秘书的工作性质始终带有辅助性、参与性与支持性的性质，秘书必须做到领会领导的意图，积极主动地执行领导的任何安排，保证做到不越位、不错位、不出位。同时独立学院虽然属于民办性质，但是在工作上行政秘书要淡化自己与学院的雇佣关系，增进主人翁意识和责任感，这样才能在日常工作中真正融入自己的角色，为学院的发展考虑，辅助领导做好学院的管理工作，为独立学院的科学管理及发展贡献自己的一份力量。

三 独立学院行政秘书的素质要求

1.思想政治素质

高等教育行政管理工作是为一定的政治服务的，具有一定的方向性，必须坚持党的领导，较好地贯彻党的路线、方针、政策，遵循高校的规章制度。独立学院作为具有民办性质的高等教育院校，涉及多方面的利益关系，相对公立的母体学校其社会成分更复杂，加强政治思想的教育与管理是其性质的客观要求。作为独立学院的行政秘书更要加强对马列

主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的学习，同时认真学习党和国家的政策方针，遵循国家高等教育发展规律。只有具备较高的政策理论水平，才能正确理解党和国家的各项政策方针，并把它们贯彻落实到各项具体的工作实践中，为领导的决策提供政策上的依据，才能真正成为合格的行政秘书。另外，行政秘书工作杂、多、累，这就要求行政秘书要有一定的无私奉献精神，有甘于为他人作嫁衣的心态。要做好本职工作，更需要具有强烈的事业心和高度的工作责任感，作风正派，为人正直，忠于职守，拥有良好的精神风貌和思想境界。

2.文化知识素质

行政管理是一门科学，也是一门艺术。独立学院行政秘书应与时俱进，不断学习各种文化知识，努力提高自身的综合素质。(1)独立学院行政秘书工作与高等教育教学紧密相关，因此，独立学院行政秘书同时还要学习教育学、心理学的知识，掌握较高的教育教学理论，很好地理解本独立学院的办学定位和人才培养模式，从而保证自身工作质量，提高工作效率;(2)行政秘书工作是辅助管理性质的工作，只有掌握现代管

理学知识，不断更新管理理念，才能自觉运用管理工作的规律，协助领导者实施管理，提高管理效率;(3)行政秘书工作在许多方面带有公关性质，如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布信息等都涉及公共性质。掌握公关知识，有助于行政秘书运用公关这一手段塑造良好的组织形象。

3.心理素质

心理素质的好坏直接影响着行政秘书的辅助行为、人际关系和自我修养，对行政秘书工作的效能也发挥着重要作用。面对错综复杂的人际关系、繁杂琐碎的工作事务，独立学院的行政秘书必须具备良好的心理素质。善于调节和控制自己的情绪和行为，是独立学院行政秘书具有良好心理素质的表现。行政秘书要掌控情绪，做情绪的真正主人，并不是一件容易的事。(1)行政秘书要有乐观、积极的人生态度，这样才能在日常工作和生活中坦然面对种种失意和挫折，并一直保持良好的精神状态。(2)行政秘书还要不断提高自我情感修养，学习各种适合自己的自我调节的方法，结合自己日常生活经验来调节，达到不良情绪转移或消除